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ISO 9001 では、
手順書やマニュアルレベルで十分で、規程までは必要ないかもしれません。
JIS Q 15001
では“罰則規定”との連動が必要なこともあり、
“規程”というレベルまで必要になっているかと思います。
「4.3.3 内部規程」には６つの項目についての規程化が求められていますが、
就業規則と同じ並びで考えると、
これは 全社的な 規程のことを指しているかと思います。
罰則規定については、
普通は、“就業規則”に「懲戒及び罰則」などの項目があると思いますので、
これを準用して使用することは問題ないかと思います。
内部規程のネーミングは
規程 でも
規定
でも 何でも いいとは思います。
どちらかと言うと、
「4.4.9 文書管理」の領域になるかもしれませんが、
内部規程を作成するに当たって、
例えば「規程管理規程」というような名称で、
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規則・規程、細則、手順書、マニュアル、...
というような文書体系や、
文責、記述内容や記述レベルを定める規程が必要かと思います。
そうしないと規程体系的にある文書が独立したり、
勝手に作成したりなど、
実施にあたって「盲点」などないように注意を払う必要があるでしょう。
また、規程の記述の仕方も、「(仮称)文書管理規程」などに定めてあれば、
別に「第○○条」という表記も必要もないかと思います。
「方針」についても、
同様に「(仮称)規程管理規程」で位置付けや改版などを定めないといけないでしょう。
特に大きな会社では、
部門毎に規程を作らざるをえないのは仕方ないとは思いますが、
その場合でもまず全社的な規程(と方針)があって、
それに対する部門細則のような体系になるかと思います。
部門毎の規程・細則や、業務毎の手順書・マニュアルは、
どちらかというと「4.4 実施及び運用」の方に入るかもしれません。
JIS Q 15001
の「4.3.3 内部規程」と「4.4 実施及び運用」にはいくつか同じ項目が書いてありますが、
規程体系的にレベルが違うことであるかと思われます。
小さな会社や事業が特化した会社では、
これらを一緒に記述しても問題ないかと思います。
コンプライアンス・プログラム(CP)
の関連規程としては、就業規則や
安全管理 に関することが挙げられるかと思います。
これらも CP
の実施内容によっては修正が必要になる場合もあるかと思います。
その時は、関連規程も改訂しなければならないかと思います。
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